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JOURNAL OFFICIEL DE LA RÉPUBLIQUE DE DJIBOUTI

Décret n°2002-0021/PR/MEFPCP portant établissement de la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’Etat.

 

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE, CHEF DU GOUVERNEMENT

 

VU La constitution du 15 septembre 1992 ;

VU La loi n°15/AN/98/4ème L du 1er avril 1998 portant organisation du Ministère de l’Economie, des Finances et de la Planification, chargé de la Privatisation ;

VU La loi n°107/AN/00/4ème L du 29 octobre 2000 relative aux lois de finances ;

VU Le décret n°99-0025/PRE/MEFPP du 03 mars 1999 portant attributions et organisation du Ministère de l’Economie, des Finances et de la Planification, chargé de la Privatisation ;

VU Le décret n°2001-0012/PR/MEFPCP du 15 janvier 2001 portant règlement général sur la comptabilité publique ;

VU Le décret n°2001-0053/PRE du 04 mars 2001 portant nomination du Premier Ministre ;

VU Le décret n°2001-0137/PRE du 04 juillet 2001 portant nomination des membres du Gouvernement ;

Le Conseil des Ministres entendu en sa séance du Mardi 15 Janvier 2002 ;

SUR Proposition du Ministre de l’Economie, des Finances et de la Planification, chargé de la Privatisation.

 

DECRETE

 

Article 1er :

 

Avant de procéder au paiement d’une dépense ne faisant pas l’objet d’un ordre de réquisition de l’ordonnateur du budget de l’Etat, les comptables publics de l’Etat ne doivent exiger que les pièces justificatives prévues pour la dépense correspondante dans la liste jointe en annexe 1 au présent décret.

 

Article 2 :

 

L’absence d’une ou des plusieurs pièces justificatives prévues pour une dépense conformément à la liste jointe en annexe 1 justifie la suspension, par le comptable public, du visa de cette dépense, en application des dispositions de l’article 46 du décret n°2001-0012 du 15 janvier 2001 portant règlement général sur la comptabilité publique.

 

Article 3 :

 

Nonobstant les dispositions de l’article précédent, le comptable public peut, sous sa responsabilité, accepter la non production de certaines pièces justificatives, dès lors qu’il estime que la régularité de l’opération est assurée par ailleurs.

 

Article 4 :

 

Le Ministre chargé des Finances et les Ministres administrateurs de crédits sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent décret.

 

Fait à Djibouti, le 09 février 2002.

Le Président de la République,

chef du Gouvernement

ISMAÏL OMAR GUELLEH

   

 

LISTE DES PIECES JUSTIFICATIVES

 

SOMMAIRE :

 

Titre I : Pièces communes - paiement à des Tiers

 

10. Pièces communes.

 

10.0. Qualité de l’ordonnateur.

10.1. Acquit libératoire du créancier.

 

10.1.0. Justification de l’identité.

10.1.1. Justification de l’état civil.

10.1.2. Justification du domicile ou de la résidence.

10.1.3. Paiement à des créanciers ne sachant pas ou ne pouvant pas signer.

 

11. Paiement à des tiers.

 

11.0. Paiement à des mandataires.

 

11.0.0. Mandataires de droit commun.

11.0.1. Auxiliaires de justice et officiers ministériels.

 

A - Avocats.

B - Huissiers de justice.

C - Notaires.

 

11.1. Paiement de sommes dépendant de successions.

 

11.1.0. Paiement aux héritiers.

11.1.1. Paiement à un légataire.

11.1.2. Paiement à un exécuteur testamentaire.

11.1.3. Successions non réclamées, vacantes ou en déshérence.

 

11.2. Paiement à des mineurs ou à des majeurs incapables.

11.3. Paiement à des donataires.

11.4. Paiement à des créanciers absents.

11.5. Paiement à des personnes morales.

 

11.5.0. Cas général (entreprises).

11.5.1. Sociétés de fait.

11.5.2. Associations.

 

11.6. Paiement à des créanciers en liquidation.

 

11.6.0. Liquidation amiable.

11.6.1. Liquidation par décision de justice.

 

12. Paiement de créances frappées d’oppositions.

 

12.0. Saisie-arrêt et opposition.

12.1. Cession et nantissement.

 

Titre II : Dépenses de Personnel.

 

20. Fonctionnaires.

 

20.0. Rémunération principale - Traitement soumis à retenues pour pension.

 

20.0.0. Prise en charge du dossier.

 

A - Premier paiement.

B - Avance sur solde.

 

20.0.1. Modifications de la prise en charge.

 

A - Nouvelle situation administrative.

B - Congés de maladie et autres congés - diminution ou suppression du traitement.

 

a) Congé de maladie ordinaire.

b) Congé exceptionnel de maladie.

c) Congé de longue durée.

d) Congé pour couche et allaitement.

e) Congé pour veuvage.

f) Rétablissement du traitement à taux plein après congé de maladie.

 

C - Détachement, mise en disponibilité ou en position hors cadres.

 

a) Détachement, mise en disponibilité ou en position hors cadres.

b) réintégration.

 

D - Cessation définitive de fonctions.

 

a) Décès du fonctionnaires.

b) Démission.

c) Licenciement.

d) Révocation.

e) Admission à la retraite.

 

20.1. Rémunérations accessoires au traitement.

 

20.1.0. Indemnités diverses.

20.1.1. Heures supplémentaires.

20.1.2. Avantages liés au logement.

 

A - Participation forfaitaire aux charges locatives.

B - Remboursement de frais téléphoniques.

C - Remboursement des consommations d’eau et d’électricité.

 

20.2. Autres indemnités et avantages.

 

20.2.0. Allocation temporaire d’invalidité.

20.2.1. Rente d’invalidité.

20.2.2. Vente viagère de réversion.

20.2.3. Remboursement de frais d’hospitalisation (à l’étranger).

20.2.4. Remboursement de frais funéraires.

 

20.3. Allocations familiales.

 

20.3.0. Allocation de salaire unique.

20.3.1. Allocations familiales.

20.3.2. Allocations prénatales.

20.3.3. Allocations de maternité.

 

20.4. Retenues sur solde.

 

20.4.0. Retenues d’hôpital.

20.4.1. Retenues pour logement et ameublement.

20.4.2. Retenues envers l’Etat, les collectivités ou les organismes publics.

20.4.3. Retenue budgétaire et retenue au titre de l’impôt sur les traitements et salaires.

20.4.4. Retenues pour fait de grève.

20.4.5. Retenues pour absence injustifiée.

 

21. Conventionnés.

 

21.0. Rémunération principale.

 

21.0.0. Prise en charge - premier paiement.

21.0.1. Modifications de la prise en charge - paiements ultérieurs.

21.0.2. Congés de maladie.

 

A - Congé de maladie ordinaire.

B - Accident du travail ou maladie professionnelle.

C - Affection de longue durée.

D - Congé de maternité.

E - Rétablissement du traitement à taux plein après congé de maladie.

 

21.0.3. Cessation définitive de fonctions.

 

A - Décès de l’agent.

B - Licenciement hors le cas de faute lourde.

C - Admission à la retraite.

 

21.1. Indemnités et avantages.

 

21.1.0. Prime d’ancienneté.

21.1.1. Indemnité de panier.

21.1.2. Indemnité pour charges supplémentaires.

 

Titre III : Travaux, fournitures et prestations de services.

 

30. Sur facture ou mémoire dont le montant n’excède pas le seuil de passation d’un marché.

 

30.0. Travaux, fournitures et prestations de services.

30.1. Prestations intellectuelles.

 

30.1.0. Dans le cadre d’un concours.

30.1.1. Hors le cadre d’un concours.

 

31. Marchés publics.

 

31.0. Premier paiement.

 

31.0.0. Pièces générales.

31.0.1. Pièces particulières.

 

A - Avance forfaitaire.

B - Avance sur approvisionnements.

C - Avance sur dépenses préalables importantes.

D - Acompte sur approvisionnements.

E - Acompte versé dans le cadre de l’exécution du marché.

 

a) Marchés de fournitures et de prestations de services.

b) Marchés de travaux.

 

31.1. Paiement du solde d’un marché.

 

31.1.0. Marchés ayant fait l’objet d’acomptes.

31.1.1. Cas d’un paiement unique et intégral.

31.1.2. Litige sur le montant à payer.

 

A - Constatation du litige.

B - Règlement du litige.

 

31.2. Paiement au sous-traitant admis au paiement direct.

 

31.2.0. Pièces générales.

31.2.1. Pièces particulières.

 

A - Avances.

B - Acomptes et paiement pour solde.

 

31.2.2. Désaccord entre le titulaire et le sous-traitant.

 

A - Paiement au sous-traitant.

B - Paiement au titulaire.

 

31.3. Paiement d’un marché nanti.

 

31.3.0. Paiement au bénéficiaire du nantissement.

 

A - Pièces générales.

B - Pièces particulières.

 

31.3.1. Paiement au titulaire du marché.

31.3.2. Paiement au bénéficiaire d’une subrogation.

 

31.4. Autres paiements.

 

31.4.0. Indemnisation du titulaire en cas de résiliation du marché.

31.4.1. Remboursement de la retenue de garantie.

 

Titre IV : Autres dépenses de fonctionnement.

 

40. Astreintes et exécution des décisions de justice.

 

40.0. Astreintes.

 

40.0.0. Demande de paiement présentée au guichet ou sur simple lettre.

40.0.1. Demande produite par sommation extrajudiciaire.

40.0.2. Régularisation de la dépense.

 

40.1. Exécution des décisions de justice.

 

41. Frais d’actes et de contentieux.

 

41.0. Honoraires des avocats et des conseillers juridiques.

41.1. Honoraires des notaires.

41.2. Frais d’huissiers et d’expertise.

41.3. Frais de transcription et d’inscription hypothécaires.

41.4. Paiement dans le cadre de sinistres.

 

42. Impôts et taxes.

 

43. Remboursements d’emprunts.

 

43.0. Première échéance.

43.1. Autres échéances.

43.2. Remboursement anticipé.

43.3. Rééchelonnement.

 

44. Frais de représentation et de réception.

 

44.0. Paiement direct au prestataire de services.

44.1. Remboursement à l’organisateur de la réception ou de l’invitation s’il a fait l’avance des frais.

 

45. Frais de déplacement, de mission, de transport et de changement de résidence.

 

45.0. Frais de déplacement temporaire (à l’intérieur du territoire) ou de mission (à l’extérieur).

45.1. Frais de transport.

 

45.1.0. Utilisation de transports en commun.

45.1.1. Utilisation d’un véhicule personnel.

45.2. Frais d’installation et de changement de résidence.

45.3. Avance sur frais de déplacement, de transport et d’installation.

 

46. Dépenses liées au parc automobile.

 

46.0. Acquisition de véhicules neufs.

46.1. Entretien et approvisionnement en carburant des véhicules.

 

47. Dépenses liées aux élections.

 

47.0. Frais d’impression des documents de propagande.

47.1. Indemnités exceptionnelles versées aux présidents, aux secrétaires et aux assesseurs des bureaux de vote ainsi qu’à divers agents.

 

48. Crédits documentaires.

 

48.0. Déblocage des fonds.

48.1. Régularisation de la dépense.

 

Titre V : Acquisitions immobilières.

 

50. Acquisitions amiables.

 

50.0. Pièces générales.

50.1. Existence de droits réels.

 

51. Expropriation pour cause d’utilité publique.

 

51.0. Procédure normale.

 

51.0.0. Pièces générales.

51.0.1. Paiement des indemnités d’éviction.

51.0.2. Existence de droits réels.

 

51.1. Accord entre les parties intervenu après la déclaration d’utilité publique.

 

51.1.0. Avant l’ordonnance d’expropriation.

51.1.1. Après l’ordonnance d’expropriation (accord sur le montant des indemnités).

 

52. Prises à bail.

 

Titre VI : Interventions.

 

60. Subventions.

 

60.0. Subventions réglées au vu d’une décision d’attribution.

 

60.0.0. Paiement unique et par avance.

60.0.1. Autres paiements (avance, acomptes ou solde).

 

60.1. Subventions réglées après service fait.

 

60.1.0. Paiement unique.

60.1.1. Paiements fractionnés.

 

A - Premier paiement.

B - Autres paiements.

 

60.1.2. Paiement unique ou fractionné.

 

61. Allocations, secours, prestations au bénéfice de tiers.

62. Dotations aux organismes publics.

63. Bourses de l’enseignement.

 

- ANNEXE (1) -

 

TITRE I

 

PIECES COMMUNES PAIEMENT À DES TIERS

 

 

Nature des Dépenses Justifications à Produire
1- Pièces Communes - Paiement à des Tiers
10- Pièces communes
10.0 Qualité de l’ordonnateur Décret, arrêté ou décision désignant l’ordonnateur subdélégué du budget de l’Etat.
10.1 Acquit libératoire du créancier
10.1.0 Justification de l’identité Présentation d’une pièce d’identité officielle : carte nationale d’identité ou passeport.
10.1.1 Justification de l’état civil  Selon le cas, fiche d’état civil, extrait d’acte de naissance, extrait du registre des décès, certificat de vie, de mariage, de décès...
10.1.2 Justification du domicile ou de la résidence Par tous moyens.
10.1.3 Paiement à des créanciers ne sachant pas ou ne pouvant pas signer

1. Créances inférieures à un montant fixé par arrêté pris sur proposition du Ministre chargé des Finances : déclaration portée sur le titre de paiement par le comptable public chargé du paiement indiquant que la partie prenante ne sait pas ou ne peut pas signer et désignant deux témoins ; signature du comptable et des deux témoins.

2. Créances supérieures à un montant fixé par arrêté pris sur proposition du Ministre chargé des Finances : quittance notariée.

 

11. Paiement à des tiers.
11.0 Paiement à des mandataires.
11.0.0 Mandataires de droit commun. 

1. Créances inférieures à un montant fixé par arrêté pris sur proposition du Ministre chargé des Finances : procuration sous seing privé, en original, établie dans les formes du droit commun.

2. Créances supérieures à un montant fixé par arrêté pris sur proposition du Ministre chargé des Finances : procuration notariée.

 

11.0.1. Auxiliaires de justice et officiers ministériels.
A - Avocats.

1. Procuration sous seing privé ou autorisation écrite du client.

2. En cas de paiement par virement, relevé d’identité bancaire du compte professionnel de l’avocat.

 

B - Huissiers de justice.

Le fait que le créancier ait remis à l’huissier les pièces justifiant légalement sa créance vaut pour celui-ci mandat d’encaisser.

 

C- Notaires

Attestation du notaire précisant qu’il est chargé de la succession ou qu’il est le notaire de la personne qui doit recevoir les fonds.

 

11.1. Paiement de sommes dépendant de successions.
11.1.0 Paiement aux héritiers

1. Extrait du registre des décès ou fiche d’état civil attestant le décès du de cujus.

2. Certificat de propriété établissant la liste nominative, la qualité et l’identité des héritiers ; le cas échéant, acte de mariage et certificat de non divorce ou de non remariage de l’épouse ou des épouses.

3. En cas de règlement de la totalité de la créance entre les mains d’un des héritiers : procuration (s) établie (s) dans les formes fixées à l’article 11.0.0 ci-dessus.

11.1.1 Paiement à un légataire.

1. Extrait du registre des décès ou fiche d’état civil attestant le décès de cujus.

2. Expédition du testament.

11.1.2 Paiement à un exécuteur testamentaire.

1. extrait du registre des décès ou fiche d’état civil attestant le décès du de cujus.

2. expédition du testament.

11.1.3 Successions non réclamées, vacantes  ou en déshérence.

Ordonnance de la juridiction compétente désignant, selon le cas, un administrateur provisoire ou un curateur.

 

11.2 Paiement à des mineurs ou à des majeurs  incapables.

1. Justification de la qualité de représentant légal du mineur ou du majeur incapable.

2. Le cas échéant, décision du juge compétent désignant un tuteur ou un administrateur légal.

11.3 Paiement à des donataires.

Soit expédition du contrat de donation en forme authentique avec mention expresse de l’acceptation du donateur, soit expédition de l’offre de donation et de l’acceptation également en forme authentique.

 

11.4 Paiement à des créanciers absents.

Soit jugement de présomption d’absence pris par la juridiction compétente, désignant une personne pour représenter le présumé absent et administrer ses biens, soit jugement déclaratif d’absence.

 

11.5 Paiement à des personnes morales.
11.5.0 Cas général (entreprises).

1. Mention sur la facture ou le mémoire de la référence à  l’immatriculation de l’entreprise au registre du commerce (voir ci-après § 30.0).

2. A défaut, soit copie de l’extrait du registre du commerce, (soit copie de l’insertion constitutive de l’entreprise dans un journal d’annonces légales.

11.5.1 Sociétés de fait.

1. Paiement entre les mains de celui qui a exécuté la prestation.

2. Si la prestation n’est pas individualisable, acquit de tous les «associés» connus.

11.5.2 Associations.

1. Copie des statuts de l’association.

2. Copies du récépissé de la déclaration de l’association au Ministère de l’Intérieur et de l’Insertion constitutive dans un journal d’annonces légales.

3. En cas de paiement entre les mains d’un représentant de l’association, justification de ses pouvoirs.

11.6 Paiement à des créanciers en liquidation.
11.6.0 Liquidation amiable.

1. Facture ou mémoire indiquant la situation de liquidation dans laquelle se trouve le créancier.

2. Soit extrait du registre du commerce mentionnant la liquidation, nommant le liquidateur et fixant ses pouvoirs, soit copie d’un journal d’annonces légales contenant les mêmes énonciations.

11.6.1 Liquidation par décision de justice. Jugement de la juridiction compétente ordonnant la liquidation, désignant le liquidateur et définissant sa mission et ses pouvoirs.
12. Paiement de créances frappés d’oppositions.
12.0 Saisie-arrêt et opposition.

1. Exploit d’huissier en original énonçant la qualité du comptable assignataire, celle du saisi et celle du saisissant ou de l’opposant, désignant la créance concernée, la somme pour laquelle est faite la saisie ou l’opposition et contenant la copie ou l’extrait du titre du saisissant ou de l’opposant ou encore l’ordonnance du juge compétent.

2. Mainlevée notifiée dans les mêmes formes.

12.1 Cession et nantissement.

1. Cession ou nantissement notifié soit par exploit d’huissier, soit par lettre recommandée avec avis de réception.

2. Mainlevée notifiée dans les mêmes formes.

 

 

TITRE II

 

DEPENSES DE PERSONNEL

 

 

   

Nature des Dépenses Justifications à Produire
2 - Dépenses de Personnel.
20. Fonctionnaires.

20.0 Rémunération principale - Traitement soumis à retenues pour pension.

 

20.0.0 Prise en charge du dossier.
A - Premier paiement

1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision de l’autorité compétente portant nomination ou mutation du fonctionnaire ou du stagiaire et fixant son grade, son échelon, son indice de traitement ainsi que la date d’effet de sa nomination.

2. Procès-verbal d’installation du fonctionnaire ou certificat administratif délivré par le Ministre dont il dépend attestant sa prise de service et en fixant la date.

3. En cas de mutation ou de réintégration après détachement : certificat de cessation de paiement délivré par le comptable public assignataire de la rémunération antérieure du fonctionnaire.

4. En cas de paiement par virement : relevé d’identité bancaire ou postal.

 

B - Avance sur solde.

1. Documents prévus pour un premier paiement (voir point A ci-dessus).

2. Décision de l’autorité compétente accordant une avance sur solde et fixant les modalités de son remboursement.

 

20.0.1 Modifications de la prise en charge.
A - Nouvelle situation administrative.

1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision de l’autorité compétente portant modification de la situation administrative du fonctionnaire et des éléments de sa rémunération et fixant la date d’effet de l’acte.

2. Eventuellement, copie d’un texte portant mesure générale ou catégorielle ne nécessitant pas un acte individuel.

3. Le cas échéant, procès-verbal d’installation ou certificat administratif délivré par le Ministre dont dépend le fonctionnaire attestant sa prise de service et en fixant la date.

4. En cas de changement dans l’état civil de l’agent, fiche d’état civil ou acte modifiant l’état civil.

B - Congés de maladie et autres congés - diminution ou suppression du traitement.

 

a) Congé de maladie ordinaire (article 7 du décret 83-104 du 10 septembre 1983). Le cas échéant, décision de l’autorité compétente portant application du demi traitement et fixant la date d’effet de la mesure.
b) Congé exceptionnel de maladie (article 41 de la loi 48/AN/83 du 26 juin 1983 et article 9  du décret n°83-104 susvisé). Le cas échéant, décision de l’autorité compétente accordant le remboursement ou la prise en charge des frais médicaux ou d’hospitalisation.
c) Congé de longue durée (articles 10 à 19 du décret 83-104 susvisé). Décision de l’autorité compétente plaçant le fonctionnaire en congé de longue durée et fixant les périodes correspondant au plein traitement et au demi traitement.
d) Congé pour couches et allaitement (article 20). Décision de l’autorité compétente accordant le congé, en fixant la date d’effet et la durée et portant suppression des indemnités liées à la fonction ou à l’emploi.
e) Congé pour veuvage (article 21). Décision de l’autorité compétente accordant le congé, en fixant la durée et la date d’effet et portant suppression du traitement à l’exception des allocations familiales.
f) Rétablissement du traitement à taux plein après congé de maladie.

1. Certificat administratif du Ministre dont dépend le fonctionnaire attestant que celui-ci a repris normalement son service et fixant la date de cette reprise.

2. Décision de l’autorité compétente visant la mesure initiale, portant rétablissement du traitement à taux plein et fixant la date d’effet de la mesure.

C) Détachement, mise en disponibilité ou en position hors cadres.
a) Détachement, mise en disponibilité ou en position hors cadres. Selon le cas, décret, arrêté ou décision de l’autorité compétente prononçant le détachement ou la mise en disponibilité ou hors cadres du fonctionnaire et en fixant la date d’effet pour l’arrêt du traitement.
b) Réintégration.

1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision portant  réintégration du fonctionnaire et fixant la date  d’effet de la mesure.

2. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement délivré par le comptable public assignataire du traitement antérieur du fonctionnaire.

3. Procès-verbal d’installation ou certificat administratif délivré par le Ministre dont dépend le fonctionnaire attestant  sa prise de service et en fixant la date.

D) Cessation définitive de fonctions.
a) Décès du fonctionnaire (article 20 du décret 83-098 du 10 septembre 1983).

1. Extrait du registre des actes de décès ou fiche d’état civil attestant le décès du fonctionnaire.

2. Le cas échéant, décision de l’autorité compétente allouant aux ayants droit du fonctionnaire une indemnité compensatrice pour congés non pris ; état liquidatif de l’indemnité établi par l’ordonnateur ou visé par lui

3. Le cas échéant, justificatifs prévus ci-dessus, alinéa 11.1.0. 

b) Démission Selon le cas, décret, arrêté ou décision de l’autorité compétente acceptant la démission du fonctionnaire et en fixant la date d’effet pour la suppression du traitement. 
c) Licenciement

1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision de l’autorité compétente prononçant le licenciement du fonctionnaire et en fixant la date d’effet pour la suppression du traitement.

2. Le cas échéant, arrêté pris en application de dispositions législatives relatives au dégagement des cadres fixant les conditions d’indemnisation des agents concernés (articles 54 de la loi 48-83 susvisée) ; état liquidatif des indemnités établi par l’ordonnateur ou visé par lui. 

d) Révocation. Selon le cas, décret, arrêté ou décision portant révocation du fonctionnaire et en fixant la date d’effet pour la suppression du traitement.
e) Admission à la retraite. Selon le cas, décret, arrêté ou décision d’admission à la retraite fixant la date d’effet de la mesure pour l’arrêt du traitement.
20.1. Rémunérations accessoires au traitement.
20.1.0. Indemnités diverses (articles 2 et 32 du décret 83-098 susvisé).

1. Référence au décret créant l’indemnité, fixant son montant ou le modifiant et indiquant les catégories de fonctionnaires ou d’agents bénéficiaires (joindre copie du décret lors du premier paiement uniquement).

2. Pour les indemnités non forfaitaires : décompte, établi par l’ordonnateur ou visé par lui, contenant les éléments nécessaires au contrôle de la liquidation de l’indemnité.

20.1.1. Heures supplémentaires. 

1. Décision individuelle ou catégorielle autorisant un fonctionnaire ou une catégorie de fonctionnaires à effectuer des heures supplémentaires.

2. Attestation de service fait délivré par le Ministre dont dépend le fonctionnaire.

3. Décompte, établi par l’ordonnateur ou visé par lui, contenant les éléments nécessaires au contrôle de la liquidation des heures supplémentaires.

20.1.2. Avantages liés au logement.
A - Participation forfaitaire aux charges locatives (articles 7 du décret n°96-0147 du 16 décembre 1996). Selon le cas, décret, arrêté ou décision de nomination du fonctionnaire visant le décret de référence (à produire pour le premier paiement uniquement).
B - Remboursement de frais téléphoniques (articles 13 et 14 du décret n°96-0147 susvisé).

1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision de nomination du bénéficiaire visant le décret de référence (premier paiement uniquement).

2. Justification des dépenses effectivement payées : copies des factures acquittées.

3. Le cas échéant, état liquidatif établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

C - Remboursement des consommations d’eau et d’électricité (article 17 du décret n°96-0147).

1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision de nomination du bénéficiaire visant le décret de référence (à produire uniquement pour le premier paiement). 

2. Justification des dépenses effectivement payées : copies des factures acquittées. 

3. Le cas échéant, état liquidatif établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

20.2 Autres indemnités et avantages.
20.2.0. Allocation temporaire d’invalidité (article 1er du décret n°83-097 du 10 septembre 1983)

1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision de l’autorité compétente accordant une allocation temporaire d’invalidité et en fixant le taux.

2. Procès-verbal d’installation ou certificat administratif du Ministre dont dépend le fonctionnaire indiquant la date de sa reprise de service.

3. Le cas échéant, état liquidatif de l’allocation établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

20.2.1. Rente d’invalidité (article 9 du décret 83-097) - remboursement à la CNR. 

1. Décision de l’autorité compétente accordant une rente d’invalidité et en fixant le taux  

2. Demande de remboursement présentée par la Caisse nationale de retraites (CNR) et justification par celle-ci du paiement de la rente d’invalidité à l’ayant droit.

3. Le cas échéant, état liquidatif établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

20.2.2. Rente viagère de réversion (article 12 du décret 83-097)

1. Extrait du registre des décès ou fiche d’état civil attestant le décès du fonctionnaire.

2. Décision de l’autorité compétente accordant la rente viagère et en fixant le taux.

3. Le cas échéant, attestation de non remariage.

4. demande de remboursement présentée par la CNR et justification par celle-ci du paiement de la rente aux ayants droit du fonctionnaire.

5. Le cas échéant, état liquidatif établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

20.2.3. Remboursement de frais d’hospitalisation à l’étranger (article 44 du décret 83-098 du 10 septembre 1983). Etat des frais engagés et payés par le fonctionnaire (produire la quittance acquittée de l’établissement concerné) ; le cas échéant, état liquidatif établi par l’ordonnateur ou visé par lui.
20.2.4. Remboursement de frais funéraires.

1. Décision du Président de la République accordant le remboursement ou la prise en charge des frais funéraires.

2. Le cas échéant, justification des dépenses engagées et payées par les bénéficiaires.

3. Etat liquidatif établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

20.3. Allocations familiales.
20.3.0. Allocation de salaire unique (article 5 du décret n°83-098 du 10 septembre 1983).

1. Fiche d’état civil du fonctionnaire ou certificat de mariage ; en cas de remariage, jugement de divorce ou acte de décès de la première épouse.

2. Attestation sur l’honneur de l’agent certifiant que son épouse n’est ni fonctionnaire, ni salariée ou n’exerce pas une activité professionnelle. 

3. Le cas échéant, état liquidatif de l’allocation établi par l’ordonnateur ou visé par lui. 

Les justificatifs objet des points 1 et 2 ci-dessus sont à produire uniquement lors du premier paiement.

20.3.1. Allocations familiales (articles 7 à 12 du décret 83-098).

1. Fiche d’état civil et certificat de vie pour chacun des enfants pris en compte pour le calcul des allocations familiales.

2. Pour chacun des enfants de plus de 15 ans pris en compte, soit certificat de scolarité pour ceux qui poursuivent des études, soit certificat de l’employeur pour ceux qui sont placés en apprentissage, soit certificat médical pour les enfants atteints d’une infirmité permanente ou d’une maladie incurable.

3. Attestation sur l’honneur du fonctionnaire précisant qu’aucun des enfants pris en compte ne bénéficie d’une bourse entière de l’enseignement supérieur.

4. Le cas échéant, décompte contenant les éléments nécessaires au contrôle de la liquidation de l’allocation établi par l’ordonnateur ou visé par lui. 

5. Le cas échéant, décision de l’autorité compétente partageant le montant des allocations entre les parents divorcés ou séparés. 

Les justificatifs objets des points 1, 2 et 3 ci-dessus sont produits annuellement.

20.3.2. Allocations prénatales (article 13).

1. Certificat de grossesse établi dans les 3 mois de la grossesse et en fixant le début.

2. Pour chacune des fractions de l’allocation payable à 3 mois, 6 mois et 8 mois ou à la naissance :

a) certificat médical.

b) décision de l’autorité compétente visée par l’ordonnateur attribuant l’allocation et en fixant le montant.

20.3.3. Allocations de maternité (article 14).

1. 1ère fraction : fiche d’état civil ou extrait d’acte de naissance de l’enfant et décision d’attribution de l’allocation établie par l’ordonnateur ou visée par lui.

2. 2ème fraction : certificat de vie de l’enfant établi à la fin du 6ème mois suivant la naissance et décision d’attribution.

3. En cas d’enfants naturels : certificat établissant la filiation.

20.4. Retenues sur solde.
20.4.0. Retenues d’hôpital (articles 43 et 44 du décret n°83-098 du 10 septembre 1983).

1. Certificat d’hospitalisation délivré par l’établissement hospitalier concerné mentionnant la période d’admission du fonctionnaire.

2. Etat liquidatif des retenues visant l’arrêté fixant le montant des retenues, établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

20.4.1. Retenues pour logement et ameublement (article 45 du décret 83-098).

1. Décision individuelle ou mesure catégorielle attribuant un logement et fixant les conditions financières de son occupation (à produire lors du premier paiement uniquement).

2. Etat liquidatif des retenues établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

20. 4.2. Retenues envers l’Etat, les collectivités ou organismes publics (article 46).

1. Copies des titres émis à l’encontre du fonctionnaire. 

2. Etat liquidatif des retenues établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

3. Le cas échéant, échéancier de règlement accepté par l’ordonnateur.

20.4.3. Retenue budgétaire et retenue au titre de l’impôt sur les traitements et salaires. Etat liquidatif des retenues visant les textes les créant, établi par l’ordonnateur ou visé par lui.
20.4.4. Retenues pour fait de grève.

1. Certificat administratif du Ministre dont dépend l’agent attestant son absence pour fait de grève et indiquant le nombre de jours d’absence.

2. Etat liquidatif des retenues établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

20.4.5. Retenues pour absence injustifiée.

1. Certificat administratif du Ministre dont dépend l’agent attestant son absence injustifiée et indiquant le nombre de jours d’absence.

2. Etat liquidatif des retenues établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

21. Conventionnés.
21.0. Rémunération principale.
21.0.0. Prise en charge-premier paiement.

1. Décision de recrutement prise par l’autorité compétente se référant expressément à la convention collective et fixant la durée du contrat ainsi que les conditions de recrutement et de rémunération de l’agent : catégorie et date de nomination. 

2. Procès-verbal d’installation ou certificat administratif délivré par le Ministre dont dépend l’agent attestant sa prise de service et en fixant la date. 

3. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement délivré par le comptable public assignataire de la rémunération antérieure de l’agent. 

4. En cas de paiement par virement : relevé d’identité bancaire ou postal. 

5. Avance sur solde : décision accordant une avance sur solde et fixant les modalités de son remboursement.

21.0.1. Modifications de la prise en charge-paiements ultérieurs.

1. Décision de l’autorité compétente modifiant la situation administrative de l’agent et les éléments de sa rémunération.

2. Eventuellement, copie d’un texte portant mesure générale ou catégorielle ne nécessitant pas un acte individuel.

3. Le cas échéant, procès-verbal d’installation ou certificat administratif du Ministre dont dépend l’agent attestant sa prise de service et en fixant la date.

4. En cas de changement dans l’état civil de l’agent : fiche d’état civil ou acte modifiant l’état civil.

21.0.2. Congés de maladie.
A - Congé de maladie ordinaire (article 38 de la convention collective). Le cas échéant, décision de l’autorité compétente portant suspension du traitement de l’agent.
B - Accident du travail ou maladie professionnelle (article 38).  Décision constatant l’accident du travail ou la maladie professionnelle et fixant les périodes correspondant au plein salaire et au trois-quarts traitement.
C - affection de longue durée (article 39). Décision constatant l’affection de longue durée et fixant les périodes correspondant au plein salaire et au demi traitement.
D - Congé de maternité. Décision de l’autorité compétente suspendant le salaire de l’agent et fixant la date d’application de la mesure.
E - Rétablissement du traitement à taux plein après congé de maladie.

1. Certificat administratif du Ministre dont dépend l’agent attestant que celui-ci a repris son service et fixant la date de reprise.

2. Décision de l’autorité compétente visant la décision initiale, portant rétablissement du traitement à taux plein et fixant la date d’effet de la mesure.

21.0.3. Cessation définitive de fonctions.
A - Décès de l’agent (article 40).

1. Extrait du registre des actes de décès, certificat de décès ou fiche d’état civil attestant le décès. 

2. Décision de l’autorité compétente accordant un capital décès aux ayants droit de l’agent ; état liquidatif du capital décès établi par l’ordonnateur du budget de l’Etat ou visé par lui.

3. Le cas échéant, justificatifs prévus à l’alinéa 11.1.0 ci-dessus.

4. Le cas échéant, décision de l’autorité compétente accordant la prise en charge par le budget de l’Etat des frais de transport du corps du défunt.

B - Licenciement hors le cas de faute lourde (article 21 et 22).

1. Décision de l’autorité compétente prononçant le licenciement de l’agent et en fixant la date d’effet.

2. Etat liquidatif de l’indemnité de licenciement établi par l’ordonnateur ou visé par lui. 

3. En cas d’inobservation du préavis, état liquidatif de l’indemnité compensatrice établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

C - Admission à la retraite (article 23).

1. Décision de l’autorité compétente prononçant l’admission à la retraite de l’agent et en fixant la date d’effet.

2. Etat liquidatif de l’indemnité prévue par l’article 23 de la convention collective établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

21.1. Indemnités et avantages.
21.1.0. Prime d’ancienneté (article 30). Décision de l’autorité compétente accordant la prime et en fixant le taux.

Justification à produire uniquement lors du premier paiement ou lors de modifications ultérieures du taux de la prime.

21.1.1. Indemnité de panier (article 31). 1. Décision individuelle accordant l’indemnité ou référence à un texte de portée générale l’attribuant à une catégorie d’agents (premier paiement uniquement).

2. Le cas échéant, état liquidatif de l’indemnité établi par l’ordonnateur ou visé par lui.

21.1.2. Indemnité pour charges supplémentaires  (article 14).

1. Certificat administratif délivré par le Ministre dont dépend l’agent justifiant les conditions d’attribution de l’indemnité. 

2. Décision de l’autorité compétente accordant l’indemnité. 

3. Etat liquidatif de l’indemnité établi par l’ordonnateur ou visé par lui. 

TITRE III

 

TRAVAUX, FOURNITURES ET PRESTATIONS DE SERVICES

 

   

 

Nature des Dépenses  Justifications à Produire

3 - Travaux, fournitures et prestations de services.

 

 

30. Sur facture ou mémoire dont le montant n’excède pas le seuil de passation d’un marché.

 

 
30.0. Travaux, fournitures et prestations de services. Facture ou mémoire, timbré le cas échéant, en original ou  portant une mention explicite qualifiant le document d’original, contenant les mentions obligatoires suivantes : 

1. Nom ou raison sociale du fournisseur ou du prestataire de services ; son numéro d’identification fiscal et référence de son immatriculation au registre du commerce.

2. Le cas échéant, domiciliation bancaire du fournisseur ou du prestataire ; à défaut, relevé d’identité bancaire à son nom produit séparément.

3. Identification de la direction, du service ou de l’organisme à l’origine de la commande, date d’exécution des prestations ou date de livraison des marchandises ; le cas échéant, bon de livraison.

4. Eléments de liquidation de la prestation : nature et prix des travaux, fournitures ou services ; le cas échéant, prix unitaires et quantités.

5. Le cas échéant, mention d’une formule de variation des prix : en ce cas, produire l’engagement contractuel.

6. Le cas échéant, mention de précomptes, retenues, avoirs ou escomptes.

7. Montant total de la facture ou du mémoire ; le cas échéant,  montant hors taxes et montant des taxes.

8. Arrêté de la facture ou du mémoire par le créancier, en toutes lettres ou en chiffres, sauf cas d’établissement du document au moyen d’un procédé mécanographique ; signature du créancier.

9. Certification du service fait par l’administrateur de crédits ; référence à l’engagement ou copie du bon de commande ; visa du contrôle des dépenses engagées.

10. Visa de l’ordonnateur ; le cas échéant, arrêté en lettres ou en chiffres par l’ordonnateur s’il a procédé à des rectifications matérielles.

11. Le cas échéant, mention de l’inscription à l’inventaire ou ordre d’entrée à l’inventaire des fournitures ou des biens acquis.

30.1. Prestations intellectuelles.  
30.1.0. Dans le cadre d’un concours

1. Décision de l’administration contractante, visée par l’ordonnateur du budget de l’Etat, fixant le règlement du concours et déterminant les sommes à payer ainsi que leur mode de répartition.

2. Procès-verbal du jury du concours.

3. Décompte ou état liquidatif établi soit par l’ordonnateur du budget de l’Etat, soit par un représentant qualifié de l’administration contractante ; dans ce dernier cas le décompte ou l’état liquidatif est visé par l’ordonnateur.

30.1.1. Hors le cadre d’un concours.

1. Convention en original signée par les parties ou lettre de commande en original définissant : 

a) l’objet de l’étude ou de la prestation. 

b) les obligations des parties.

c) les modalités de règlement des prestations.

d) le cas échéant, une formule d’actualisation ou de révision des prix.

2. Facture ou mémoire établi dans les conditions arrêtées ci-dessus § 30.0.

31. Marchés publics.  
31.0. Premier paiement.  
31.0.0. Pièces générales.

1. Originaux en double exemplaire ou copies certifiées conformes à l’original par l’administration contractante des pièces constitutives du marché, soit : 

a) acte d’engagement

b) cahier des clauses administratives particulières (CCAP) et cahier des clauses techniques particulières (CCTP).

c) lorsque ces pièces sont mentionnées comme pièces contractuelles : dossiers, programmes, plans, bons de garantie.

d) pour les marchés de fournitures et de prestations : liste des prix, série des prix, tarifs ou barèmes applicables.

e) pour les marchés de travaux : état des prix forfaitaires ou bordereau des prix unitaires ; le cas échéant, détail estimatif, décomposition des prix forfaitaires ou sous-détail des prix unitaires.

f) en cas de concours d’architecture ou d’ingénierie, liste des candidats admis à concourir et règlement du concours.

g) pour les personnes physiques ou morales admises au règlement judiciaire, preuve qu’elles ont été habilitées à poursuivre leur activité et autorisation spéciale de soumission délivrée par l’administration contractante.

h) justification de la notification du marché : avis de réception postal ou récépissé ;

i) attestation d’assurances.

2. Lorsque le marché le prévoit, justification de la réalisation d’un cautionnement ou de l’engagement d’une caution personnelle et solidaire.

3. Originaux ou copies certifiées conformes par l’administration contractante de chaque avenant, acte spécial ou déclaration de sous-traitant, ordre de service, décision de poursuivre.

31.0.1. Pièces particulières.  
A - Avance forfaitaire (alinéa 11.2.1 du Code des marchés publics).

1. Le cas échéant, justification du versement d’un cautionnement ou de l’engagement d’une caution personnelle et solidaire.

2. Décompte ou état liquidatif établi par un représentant qualifié de l’administration contractante (la personne responsable du marché) et visé par l’ordonnateur du budget de l’Etat.

B - Avance sur approvisionnements (alinéa 11.2.2.).

1. Le cas échéant, justification du versement d’un cautionnement ou de l’engagement d’une caution personnelle et solidaire.

2. Copies des contrats d’achat ou de commande passés par le titulaire du marché à ses fournisseurs et duplicata de la (ou des) facture(s) justifiant les débours.

3. Décompte ou état liquidatif établi par la personne responsable du marché et visé par l’ordonnateur.

C - Avance sur dépenses préalables importantes (alinéa 11.2.2.).

1. Le cas échéant, justification du versement d’un cautionnement ou de l’engagement d’une caution personnelle et solidaire.

2. Copies des pièces produites par le titulaire justifiant les dépenses qu’il a engagées.

3. Procès-verbal signé par la personne responsable du marché indiquant la nature et le montant de la dépense à raison de laquelle l’avance est accordée.

4. Décompte ou état liquidatif établi par la personne responsable du marché et visé par l’ordonnateur.

D - Acompte sur approvisionnements (alinéa 11.3.1. du CMP).

1. Le cas échéant, justification du versement d’un cautionnement ou de l’engagement d’une caution personnelle et solidaire.

2. Justification par le titulaire du marché des dépenses qu’il a engagées.

3. Procès-verbal de la personne responsable du marché attestant la réalité des approvisionnements.

4. Décompte ou état liquidatif établi par la personne responsable du marché et visé par l’ordonnateur.

E - Acompte versé dans le cadre de l’exécution du marché (alinéa 11.3.1. du CMP).  
a) Marchés de fournitures et de prestations de service.

1. Décompte, facture ou mémoire présenté par le titulaire du marché.

2. Acompte établi par la personne responsable du marché et visé par l’ordonnateur ; le cas échéant, état liquidatif des intérêts moratoires ou des pénalités de retard, ainsi que des actualisations ou des révisions de prix ; le cas échéant, remboursement des avances selon les modalités fixées par le code des marchés publics (CMP).

b) Marchés de travaux.

1. Demande de règlement présentée par le titulaire du marché.

2. Décompte arrêté par la personne responsable du marché pour le montant des sommes dues depuis le commencement du marché et visé par l’ordonnateur ; le cas échéant, état liquidatif des intérêts moratoires ou des pénalités de retard et des actualisations ou des révisions des prix ; le cas échéant, remboursement des avances.

3. Acompte à payer au titulaire déterminé par la personne responsable du marché par différence entre le montant du décompte concerné et celui du décompte précédent. 

Les justificatifs prévus aux points 2 et 3 ci-dessus peuvent faire l’objet d’un seul et même document.

31.1. Paiement du solde d’un marché.  
31.1.0. Marchés ayant fait l’objet d’acomptes.

1. Décompte général et définitif établi par la personne responsable du marché selon les modalités prévues au point E ci-dessus ; le cas échéant, état liquidatif des intérêts moratoires ou des pénalités de retard et des actualisations ou des révisions de prix.

2. Le cas échéant, décision du Président de la République accordant la remise partielle ou totale des pénalités de retard.

3. Acompte pour solde déterminé par différence entre  le montant du décompte général et celui du décompte précédent. 

4. Certificat administratif signé par l’ordonnateur attestant que le versement solde définitivement le marché. 

Les justifications prévues aux points 1, 3 et 4 peuvent faire l’objet d’un même document.

31.1.1. Cas d’un paiement unique et intégral Justifications prévues pour le paiement du solde d’un marché (voir alinéa 31.1.0. ci-dessus).
31.1.2. Litige sur le montant à payer.  
A - Constatation du litige.

1. Décompte provisoire établi par la personne responsable du marché pour le montant des sommes acceptées par elle selon les modalités fixées ci-dessus alinéa 31.1.0.

2. Certificat administratif de la personne responsable du marché mentionnant l’existence d’un litige et en précisant la nature ainsi que le montant sur lequel il porte.

B - Règlement du litige.

1. Décision judiciaire devenue définitive ou accord entre les parties.

2. Décompte général et définitif incluant, le cas échéant, le décompte d’intérêts moratoires ou de pénalités de retard.

31.2. Paiement au sous-traitant admis au paiement direct.  
31.2.0. Pièces générales.

1. Dans le cas où le marché initial ne prévoit pas l’intervention d’un sous-traitant : avenant ou acte spécial signé par l’administration contractante et le titulaire du marché indiquant :

a) la nature des prestations sous-traitées.

b) le nom, la raison ou la dénomination sociale et l’adresse du ou des sous-traitant(s).

c) le montant des prestations sous-traitées et les conditions de paiement prévues pour chaque contrat de sous-traitance.

2. Justification par le titulaire du marché que le nantissement dont le marché a pu faire l’objet ne fait pas obstacle au paiement direct du sous-traitant : production soit, de l’exemplaire unique, soit d’une attestation délivrée par le comptable assignataire de la dépense.

3. Sauf dans le cas où le marché ou l’acte spécial en exonére expressément le sous-traitant : attestation d’assurances et justification du versement d’un cautionnement ou de l’engagement d’une caution personnelle et solidaire.

31.2.1. Pièces particulières.  
A - Avances.

1. Le cas échéant, pièce justificative produite par le titulaire du marché établissant le remboursement d’une partie de l’avance forfaitaire qui lui aurait été versée au titre des prestations sous-traitées.

2. Le cas échéant, justification par le sous-traitant du versement d’un cautionnement ou de l’engagement d’une caution personnelle et solidaire.

3. Décompte ou état liquidatif établi et visé selon les modalités définies ci-dessus, alinéa 31.0.1, arrêtant les parts respectives à payer au titulaire du marché et à son ou ses sous-traitant(s) par précompte sur les sommes dues au titulaire.

B - Acomptes et paiement pour solde.

1. Ensemble des pièces produites par le titulaire d’un marché pour le paiement à son profit d’une dépense de même nature (cf selon le cas alinéa 31.0.1 ou § 31.1).

2. Etat liquidatif établi dans les conditions ci-dessus, arrêtant les parts à payer respectivement au titulaire du marché et à son ou ses sous-traitant(s).

31.2.2. Désaccord entre le titulaire et le sous-traitant (§ 12.9.5 du CCAG).  
A - Paiement au sous-traitant

1. Copie de la demande de paiement adressée par le sous-traitant au titulaire.

2. Procès-verbal de la personne responsable du marché relatant la constatation matérielle des prestations effectuées et attestant que le titulaire du marché ne lui a pas transmis la demande du sous-traitant ou n’a pas apporté la preuve, dans le délai requis après mise en demeure, qu’il a opposé un refus motivé à la demande du sous-traitant.

3. Décompte des sommes à payer au sous-traitant, à concurrence des sommes restant dues au titulaire, établi par la personne responsable du marché et visé par l’ordonnateur.

B - Paiement au titulaire.

1. Renonciation du sous-traitant ou reçu de celui-ci attestant le règlement par le titulaire des sommes qui lui sont dues.

2. Le cas échéant, accord entre les parties ou décision de justice devenue définitive.

3. Décompte établi dans les conditions fixées ci-dessus, alinéa 31.2.1.

31.3. Paiement d’un marché nanti.  
31.3.0. Paiement au bénéficiaire du nantissement.  
A - Pièces générales. Pièces justificatives requises pour le paiement de marchés publics conformément aux dispositions du présent titre, alinéa 31.0.0.
B - Pièces particulières.  

 

1. Copie certifiée conforme à l’original du marché, revêtue d’une mention dûment signée, comme l’original, par l’administration contractante et indiquant que cette pièce formera titre en cas de nantissement et qu’elle est délivrée en exemplaire unique.

2. Acte de nantissement et exemplaire unique signifiés par le bénéficiaire au comptable public assignataire de la dépense selon les modalités fixées ci-dessus § 12.1.

31.3.1. Paiement au titulaire du marché.

1. Pièces justificatives requises pour le paiement de marchés publics conformément aux dispositions du présent titre, § 31.0.

2. Mainlevée du nantissement signifiée par le bénéficiaire  au comptable assignataire, dans les formes prescrites ci-dessus, § 12.1.

31.3.2. Paiement au bénéficiaire d’une subrogation (article 21.4 du CMP).

1. Pièces justificatives requises pour le paiement de marchés publics conformément aux dispositions du présent titre.

2. Convention de subrogation signifiée par le bénéficiaire de cette subrogation au comptable assignataire, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par acte extrajudiciaire de signification.

31.4. Autres paiements.  
31.4.0. indemnisation du titulaire en cas de résiliation du marché (alinéa 11.4.7. du CMP).

1. Soit accord entre les parties et décision de la personne responsable du marché visée par l’ordonnateur, soit décision du Président de la République fixant le montant de l’indemnité revenant au titulaire du marché.

2. Le cas échéant, état liquidatif des intérêts moratoires.

31.4.1. Remboursement de la retenue de garantie. Décision de la personne responsable du marché.

 

TITRE IV

 

AUTRES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT

 

 

   

Nature des Dépenses Justifications à Produire
4 - Autres dépenses et fonctionnement.  
40. Astreintes et exécution des décisions de justice.  
40.0. Astreintes.  
40.0.0. Demande de paiement présentée au guichet ou sur simple lettre.

1. Délivrance d’un récépissé daté du jour de la réception de la demande.

2. Grosse du jugement ou de l’arrêt.

3. attestation soit du conseil de la partie prenante, soit de l’ordonnateur du budget de l’Etat indiquant la date de signification à l’Administration du jugement ou de l’arrêt.

4. Le cas échéant, attestation du greffier de la chambre d’appel constatant, à l’expiration des délais légaux, l’absence d’appel ou d’opposition.

5. Le cas échéant, sur décision de l’ordonnateur, justification du dépôt d’un cautionnement par la partie prenante.

40.0.1. Demande produite par sommation extra-judiciaire.

1. Acte d’huissier indiquant, sous sa responsabilité, la date de la signification ou de la notification de la décision de justice.

2. Attestation du greffier de la chambre d’appel constatant, à l’expiration des délais légaux, l’absence d’appel ou d’opposition.

3. Le cas échéant, justification du dépôt d’un cautionnement par la partie prenante.

40.0.2. Régularisation de la dépense. Mandat de régularisation appuyé de l’expédition ou de la grosse du jugement ou de l’arrêt revêtue de la formule exécutoire.
40.1. Exécution des décisions de justice.

1. Grosse du jugement ou de l’arrêt revêtu de la formule exécutoire.

2. Soit attestation du conseil de la partie prenante ou de  l’ordonnateur du budget de l’Etat indiquant la date de signification du jugement ou de l’arrêt à l’Administration, soit acte extra judiciaire de notification de la décision de justice.

3. Le cas échéant, certificat de non appel ou de non opposition.

41. Frais d’actes et de contentieux.  
41.0. Honoraires des avocats et des conseillers juridiques. Soit état des frais, soit jugement contenant la liquidation des dépenses, soit encore mémoire établi dans les conditions prévues par le présent décret § 30.0.
41.1. Honoraires des notaires. Etat des frais ou acte notarié contenant le compte des débours.
41.2. Frais d’huissiers et d’expertise. Soit état de frais, soit acte contenant le montant des frais.
41.3. Frais de transcription et d’inscription hypothécaires. Etat arrêté et liquidé par le conservateur de la propriété foncière.
41.4. Paiement dans le cadre de sinistres. Soit convention d’accord signée entre les parties fixant le montant du préjudice et la part à la charge de l’Etat et incluant l’engagement de la partie adverse de n’intenter aucun recours ; soit grosse d’une décision de justice devenue définitive, notifiée à l’Administration dans les conditions fixées ci-dessus § 40.1.
42. Impôts et taxes. Avertissement ou état liquidatif des droits établi par les services habilités de l’Etat et visé par l’ordonnateur.
43. Remboursement d’emprunts.  
43.0. Première échéance.

1. Contrat de prêt et tableau d’amortissement de l’emprunt.

2. Soit avis d’échéance visé par l’ordonnateur du budget de l’Etat, soit décompte du montant de l’échéance arrêté par lui.

43.1. Autres échéances. Soit avis d’échéance visé par l’ordonnateur, soit décompte du montant de l’échéance arrêté par lui.
43.2. Remboursement anticipé.

1. Décision prise par l’ordonnateur de remboursement total ou partiel de l’emprunt.

2. Acceptation du prêteur dans les conditions prévues au contrat.

3. Etat liquidatif des sommes à rembourser établi par l’ordonnateur.

4. En cas de remboursement partiel, nouveau tableau d’amortissement.

43.3. Rééchelonnement. Convention de rééchelonnement de l’emprunt signée par le prêteur et l’ordonnateur du budget ; nouveau tableau d’amortissement.
44. Frais de représentation et de réception.  
44.0. Paiement direct au prestataire de services.

1. Facture détaillée établie dans les conditions fixées ci-dessus § 30.0.

2. Certificat administratif établi par l’ordonnateur ou visé par lui indiquant l’objet de la réception ou de l’invitation et le nombre d’invités.

44.1. Remboursement à l’organisateur de la réception ou de l’invitation s’il a fait l’avance des frais. Soit facture détaillée et acquittée établie dans les conditions fixées ci-dessus § 30.0, soit état des frais signé par l’organisateur mentionnant la nature et l’objet de la réception ou de l’invitation, sa date et le nombre d’invités.
45. Frais de déplacement, de mission, de transport et de changement et résidence.  
45.0. Frais de déplacement temporaire (à l’intérieur du national) ou de mission (à l’extérieur).

1. Ordre de mission permanent ou ponctuel établi par Territoire l’autorité compétente, indiquant l’objet et la durée du déplacement et fixant les conditions de prise en charge ou de remboursement des frais exposés ; le cas échéant, visa du représentant de l’Etat du lieu de la mission. (L’ordre de mission ne peut être signé par le bénéficiaire). 

2. Etat des frais établi conformément au barème prévu par le décret n°89-063 du 29 mai 1989 ou à tout autre barème adopté sur proposition du Ministre chargé des finances, arrêté et signé par le bénéficiaire, certifié par l’autorité qui a établi l’ordre de mission et visé par l’ordonnateur.

45.1. Frais de transport.  
45.1.0. Utilisation de transports en commun.

1. Ordre de mission ou décision de l’autorité compétente indiquant les moyens de transport à utiliser au cours de la mission ou du déplacement. 

2. Ordre de réquisition ou titres de transport.

3. Facture du prestataire établie dans les conditions du présent décret.

45.1.1. Utilisation d’un véhicule personnel.

1. Décision de l’autorité compétente autorisant l’agent à utiliser son véhicule personnel pour les besoins du service et fixant le kilométrage autorisé.

2. Etat des frais décomptés en fonction d’un barème arrêté sur proposition du Ministre chargé des finances, certifié par l’autorité compétente et visé par l’ordonnateur. 

45.2. Frais d’installation et de changement de résidence.

1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision d’affectation ou de mutation. 

2. Etat liquidatif des frais de changement de résidence établi en fonction d’un barème arrêté sur proposition du Ministre chargé des finances et visé par l’ordonnateur.

45.3. Avance sur frais de déplacement, de transport  ou d’installation. Ordre de mission ou décision d’autorisation ou d’affectation prise par l’autorité compétente dans les conditions fixées ci-dessus, § 45.0, 45.1 et 45.2, fixant le montant de l’avance.
46. Dépenses liées au parc automobile.  
46.0. Acquisition de véhicules neufs. Mention sur la facture du fournisseur ou sur l’état d’acompte du marché du numéro d’immatriculation du ou des véhicule(s) acquis.
46.1. Entretien et approvisionnement en carburant des véhicules. Mention sur la facture du prestataire du numéro d’immatriculation du ou des véhicule(s) concernés.
47. Dépenses liées aux élections.  
47.0. Frais d’impression des documents de propagande.

1. Décision de la commission ad hoc fixant le tarif d’impression des documents de propagande et arrêtant la liste des imprimeurs agréés.

2. Facture établie, dans les conditions du présent décret § 30.0, par un imprimeur agréé, conformément aux tarifs arrêtés par la commission ad hoc.

47.1. Indemnités exceptionnelles versées aux présidents, aux secrétaires et aux assesseurs des bureaux de vote ainsi qu’à divers agents.

1. Arrêté fixant le montant des indemnités et les catégories de bénéficiaires.

2. Etat nominatif des indemnités à payer établi par le commissaire de la République chef de district, liquidé par le Ministre de l’Intérieur et visé par l’ordonnateur.

48. Crédits documentaires.  
48.0. Déblocage des fonds.

1. Lettre de crédit établie par l’administrateur de crédits pour le montant estimé de la transaction, visée par l’ordonnateur et signée par le comptable public assignataire de la dépense ; facture proforma.

2. Autorisation de dépense établie l’ordonnateur du budget de l’Etat pour le montant estimé de la transaction.

48.1. Régularisation de la dépense.

1. Mandat établi pour le montant effectif de la transaction (joindre l’avis de débit de la banque) et appuyé de la facture en original du fournisseur établie et visée dans les conditions arrêtées ci-dessus, § 30.0

2. Justification des frais bancaires et de change, ainsi que des diverses commissions.

 

TITRE V

 

ACQUISITIONS IMMOBILIERES

 

   

Nature des Dépenses   Justifications à Produire
5 - Acquisitions immobilières.
50. Acquisitions amiables.
50.0. Pièces générales.

1. Décision de l’ordonnateur du budget de l’Etat portant acquisition d’un bien immobilier et indiquant l’imputation budgétaire de la dépense correspondante.

2. Arrêté du Président de la République autorisant la vente.

3. acte de vente notarié dûment enregistré et publié au livre foncier.

4. Titre foncier établi au nom de l’Etat et, selon le cas, soit certificat négatif délivré par le conservateur de la propriété foncière, soit état des inscriptions des droits réels.

50.1. Existence de droits réels.

1. Soit certificat de radiation des inscriptions établi par le conservateur de la propriété foncière, soit acte notarié portant mainlevée des inscriptions, soit intervention de tous les créanciers inscrits à l’acquit.

2. Dans le cas d’une acquisition d’un montant inférieur à un seuil fixé par arrêté pris sur proposition du Ministre chargé des finances : certificat administratif délivré par l’ordonnateur indiquant qu’il s’est dispensé des formalités de purge des inscriptions.

3. Le cas échéant, décision motivée de l’ordonnateur prescrivant la consignation du prix de vente et récépissé de cette consignation.

51. Expropriation pour cause d’utilité publique.
51.0. Procédure normale.
51.0.0. pièces générales.

1. Acte déclaratif d’utilité publique : selon le cas loi, décret ou arrêté pris en Conseil des Ministres. 

2. Arrêté de cessibilité, sauf dans le cas où l’acte déclaratif d’utilité publique désigne précisément la ou les propriété(s) à exproprier.

3. Soit ordonnance d’expropriation prise par le tribunal compétent et certificat de non appel, soit arrêt de la chambre d’appel confirmant l’ordonnance d’expropriation.

4. Titre foncier, enregistré et publié, constatant l’inscription au livre foncier de l’ordonnance d’expropriation et, le cas échéant, la purge des droits réels.

51.0.1. Paiement des indemnités d’éviction.

1. Décision de la commission arbitrale d’évaluation rendue exécutoire par son président arrêtant le montant des indemnités à payer à l’exproprié ainsi qu’aux autres parties intéressées qui se sont fait connaître ; certificat de non appel ou jugement du tribunal compétent confirmant la décision de la commission.

2. Justification de leurs droits par l’exproprié et les autres bénéficiaires des indemnités ; en cas d’absence ou d’insuffisance de justifications, décision de consignation du montant de l’indemnité prise par l’ordonnateur.

51.0.2. Existence de droits réels.

1. Soit quittance notariée portant mainlevée des inscriptions, soit attestation des créanciers inscrits indiquant qu’ils ont été désintéressés.

2. Le cas échéant, décision de consignation de (ou des) l’indemenité(s) d’éviction prise par l’ordonnateur.

51.1. Accord entre les parties intervenu après la déclaration d’utilité publique.
51.1.0. Avant l’ordonnance d’expropriation.

1. Acte déclaratif d’utilité publique et, le cas échéant, arrêté de cessibilité.

2. Convention amiable signée par les parties fixant, le cas échéant, le montant des indemnités d’éviction.

3. Titre foncier constatant l’inscription de la convention amiable au livre foncier et, le cas échéant, la purge des droits réels.

4. En cas de désaccord sur le montant des indemnités, décision de la commission arbitrale d’évaluation prise dans les conditions fixées à l’alinéa 51.0.1.

5. Justification de leur droit de propriété par l’exproprié et les autres parties intéressées.

6. En cas d’existence de droits réels, justifications prévues à l’alinéa 51.0.2 ci-dessus ou décision de consignation prise par l’ordonnateur.

51.1.1. Après l’ordonnance d’expropriation (accord sur le montant des indemnités).

1. Acte déclaratif d’utilité publique, arrêté de cessibilité, ordonnance d’expropriation et titre foncier produits dans les conditions fixées à l’alinéa 51.0.0. ci-dessus.

2. Mémoire établi par l’exproprié et, le cas échéant, par les autres parties intéressées, mentionnant le montant des indemnités réclamées ; acquiescement de l’administration expropriante.

3. Le cas échéant, preuve de la radiation des droits réels ou décision de consignation.

52. Prises à bail.

1. Bail, ou convention de location, dûment enregistré et publié.

2. Décompte du loyer en principal et, éventuellement, des charges, visé par l’ordonnateur.

 

TITRE VI

INTERVENTIONS

Nature des Dépenses Justifications à Produire
6 - Interventions.  
60. Subventions.  
60.0. Subventions réglées au vu d’une décision d’attribution.  
60.0.0. Paiement unique et par avance. Arrêté ou décision d’attribution de subvention indiquant l’objet de la subvention, son montant, le ou les bénéficiaire(s), les textes de référence, l’imputation budgétaire de la dépense et les modalités de règlement.
60.0.1. Autres paiements (avance, acomptes ou solde).

1. Arrêté ou décision d’attribution de subvention établi dans les conditions fixées ci-dessus, alinéa 60.0.0.

2. Certificat administratif de l’ordonnateur du budget de l’Etat  attestant que les conditions d’octroi exigées par l’arrêté ou la décision d’attribution sont remplies.

3. Décompte établi par l’ordonnateur ou visé par lui indiquant le montant à payer ; le cas échéant, récapitulation des sommes déjà versées avec référence aux mandats correspondants.

60.1. Subventions réglées après service fait.  
60.1.0. Paiement unique.

1. Arrêté ou décision établi dans les conditions ci-dessus alinéa 60.0.0. indiquant en outre le caractère forfaitaire ou non de la subvention.

2. Certificat administratif de l’ordonnateur attestant que l’action a été réalisée conformément à l’objet de l’arrêtéou de la décision d’attribution.

3. Si la subvention n’est pas forfaitaire, mention des éléments nécessaires au contrôle de la liquidation de la dépense et arrêté du montant définitif de la subvention.

60.1.1. Paiements fractionnés.  
A - Premier paiement.

1. S’il s’agit d’une avance : arrêté ou décision d’attribution établi dans les conditions fixées à l’alinéa 60.0.0. ci-dessus.

2. S’il s’agit d’un acompte : arrêté ou décision établi dans les conditions susvisées (alinéa 60.0.0) et certificat administratif de l’ordonnateur attestant que l’avancement de l’action justifie le versement de l’acompte.

B - Autres paiements.

1. Arrêté ou décision initial établi dans les conditions fixées ci-dessus.

2. S’il s’agit d’une avance, certificat administratif de l’ordonnateur attestant l’emploi de l’avance précédente dans les conditions prévues par l’arrêté ou la décision d’attribution, indiquant le montant à payer et portant récapitulation des sommes déjà versées avec référence aux mandats correspondants.

3. S’il s’agit d’un acompte, certificat administratif de l’ordonnateur attestant que l’avancement de l’action justifie le versement de l’acompte, indiquant le montant à payer et portant récapitulation des sommes déjà versées avec référence aux mandats correspondants.

4. S’il s’agit du solde, certificat administratif attestant que l’action a été réalisée conformément à l’objet de l’arrêté ou de la décision, indiquant le montant à payer et portant récapitulation des sommes déjà versées avec référence aux mandats correspondants ; si la subvention n’est pas forfaitaire, mention des éléments nécessaires au contrôle de la liquidation de la dépense et arrêté du montant définitif de la subvention. 

60.1.2. Paiement unique ou fractionné. Dans tous les cas, lorsque la subvention résulte d’une convention qui précise les pièces à fournir avant paiement, ces pièces sont à produire en lieu et place du certificat administratif mentionné ci-dessus.
61. Allocations, secours, prestations au bénéfice de tiers.

1. Arrêté ou décision d’attribution de l’allocation ou du secours fixant le type de l’action, les modalités de liquidation, le montant de l’aide et l’imputation budgétaire de la dépense correspondante ; le cas échéant, procès-verbal de la commission d’attribution.

2. Mémoire ou facture établi par le prestataire faisant apparaître le montant total des frais engagés et le montant à la charge de l’Etat ; certificat de paiement, établi ou visé par l’ordonnateur, faisant référence aux dispositions réglementaires en la matière et permettant de vérifier l’exactitude des calculs de liquidation. 

3. Mandat nominatif ou collectif ; dans ce dernier cas, liste nominative des bénéficiaires et des montants à payer, établie ou visée par l’ordonnateur.

62. Dotations aux organismes publics. Arrêté ou décision d’attribution de la dotation mentionnant les textes de référence et indiquant l’imputation budgétaire de la dépense.
63. Bourses de l’enseignement.

1. Décision de la commission d’attribution (premier mandat uniquement).

2. Arrêté ou décision, individuel ou collectif, dans ce dernier cas, état nominatif des bénéficiaires indiquant les montants à leur payer.

 

- ANNEXE (2) -

 

DEFINITIONS ET COMMENTAIRES.

 

La nomenclature des pièces justificatives de dépenses objet de l’Annexe 1 utilise un certain nombre d’expressions ou de locutions qu’il a paru opportun d’expliciter ou de commenter :

 

Le terme «le cas échéant», fréquemment utilisé, signifie, en règle générale, que la production de la pièce justificative correspondante est subordonnée soit à la réalisation préalable de conditionnalités prévues par la réglementation en vigueur, soit à l’existence de circonstances particulières ; il peut également signifier que cette production constitue une exception ou une dérogation à la réglementation.

 

Une décision prise par «l’autorité compétente» signifie que la décision en cause (décret, arrêté...) est signée par l’autorité légalement ou réglementairement habilitée et dans les formes requises par la réglementation ; à titre d’exemple, la nomination d’un fonctionnaire est, dans le contexte légal actuel, un acte du Président de la République pris sur proposition du Ministre chargé de la Fonction Publique. Il appartient au comptable public chargé du paiement de la dépense de s’assurer que les décisions qui lui sont produites à titre de pièces justificatives dans le cadre d’un dossier de mandatement d’une dépense sont en tous points conformes à la législation en vigueur.

L’expression «établi par l’ordonnateur du budget de l’Etat ou visé par lui» appliqué à une pièce justificative signifie que ce document doit nécessairement soit être établi et signé par l’ordonnateur, soit être visé, a priori ou a posteriori, par lui.

 

«L’état liquidatif ou le décompte» est un document, sans présentation ni forme particulières, qui doit permettre au comptable public de s’assurer de la régularité des calculs de liquidation d’une dépense ; il doit de ce fait contenir tous les éléments et variables entrant dans la détermination ou le calcul du montant à payer et être arrêté par l’ordonnateur ou être visé par lui.

 

La liste des pièces justificatives objet de l’Annexe 1 distingue, dans certains cas, les pièces justificatives à joindre à l’appui d’un premier paiement et celles à fournir à l’appui des paiements suivants. Cette distinction implique que sur la pièce justificative jointe aux mandats postérieurs au premier paiement - ou sur le mandat lui-même - il doit être fait référence aux pièces justificatives produites à l’appui du premier mandat : n° du mandat, millésime de l’année d’imputation, imputation budgétaire.

 

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